Ein fester Platz für deine Ideen: Wie du Ideen in Notion sammeln kannst, ohne deine Kreativität einzusperren

Wenn ich früher meinen Content planen wollte, war mein Kopf plötzlich leer.

Dabei kamen mir ständig Ideen. Beim Spazierengehen, nach Kund:innengesprächen, beim Lesen oder unter der Dusche. Nur eben selten dann, wenn ich gerade vor meinem Content-Plan saß.

Also habe ich die Einfälle schnell irgendwo festgehalten. In der Notizen-App. In einem Word-Dokument. Hauptsache, sie waren aus dem Kopf.

Das Problem: Ich hatte viele einzelne Notizen, aber keine Sammlung, mit der ich arbeiten konnte. Wenn ich später Content planen wollte, musste ich mich durch all diese Notizen arbeiten. Die Ideen waren unsortiert, unterschiedlich weit gedacht und teilweise schon Monate alt. Und je mehr ich gesucht habe, desto überforderter war ich.

Natürlich habe ich dabei Geistesblitze vergessen. Bei einer einzelnen Content-Idee ist das verkraftbar. Irgendwann kommt eine neue. Bei größeren Ideen ist das viel fataler. Eine Idee für ein Freebie. Ein neues Angebot. Ein Gedanke, aus dem vielleicht einmal ein ganzes Projekt werden könnte. Solche Ideen wollte ich nicht einfach dem Zufall überlassen.

Irgendwann wurde mir deshalb klar: Ich brauche nicht nur einen Ort, an dem ich meine Gedanken aufschreiben kann. Ich brauche einen Ort, an dem ich sie sammeln, wiederfinden und weiterentwickeln kann.

Genau deshalb ist Notion für mich keine weitere Notizen-App geworden. Dort werden lose Gedanken zu etwas, womit ich weiterarbeiten kann.

Wenn dein Kopf zum Ideenspeicher wird

Eine Idee kommt selten fertig daher. Meistens ist es erstmal nur ein Gedanke, ein Satz oder eine Beobachtung. Vielleicht weiß ich noch gar nicht, was daraus werden soll.

Genau deshalb landet sie nicht automatisch an einem passenden Ort. Sie ist noch nicht wichtig genug für meinen Content-Plan – aber gleichzeitig zu wertvoll, um sie einfach zu vergessen. Und wenn ich sie nicht irgendwo zuverlässig ablege, bleibt sie in meinem Kopf hängen.

Unser Kopf ist erstaunlich gut darin, Ideen zu entwickeln. Er ist nur kein besonders guter Ort, um all diese losen Fäden festzuhalten.

Das liegt unter anderem an unserem Arbeitsgedächtnis. Es kann nur eine kleine Menge an Informationen gleichzeitig aktiv halten. Vielleicht hast du schon mal von der magischen sieben gehört. Neuere Forschung geht davon aus, dass es eher nur drei bis vier sind.

Eine Idee konkurriert also mit Aufgaben, Terminen und Alltagsdingen um ziemlich wenig Platz.
Alles, was unser Kopf gleichzeitig verarbeiten, sortieren, erinnern oder entscheiden muss, kostet mentale Kapazität.

Genau hier entsteht Mental Load. Entscheidend ist nicht nur die Menge der Aufgaben. Du musst sie auch innerlich zusammenhalten. Eine lose Idee wird zu einem offenen Tab im Kopf. Und je mehr solcher offenen Tabs du sammelst, desto weniger Kapazität bleibt für das, was eigentlich wichtig wäre.

Und die Konsequenz?

• Beim Planen suchst du nach dieser einen Idee, die „doch irgendwo“ war.
• Beim Duschen denkst du wieder an diese Idee.
• Beim Schreiben fällt dir plötzlich etwas anderes ein.

Gleichzeitig hast du das Gefühl, ständig etwas nicht vergessen zu dürfen. Aus einer Idee wird eine kleine innere Verpflichtung: „Denk da später nochmal dran.“ Dein Kopf bleibt zuständig. Er erinnert, sortiert, greift wieder auf – ohne dass etwas vorankommt.

Mentale Schleifen stören nicht nur Ordnung, sondern auch kreative Energie. Für kreative Arbeit ist das besonders anstrengend. Denn Ideen brauchen Spielraum. Aber wenn dein Kopf gleichzeitig entwickeln und aufbewahren soll, wird aus Kreativität schnell Verwaltung.

Wenn deine Ideen überall und nirgends sind

Gerade bei der Content-Planung sind Ideen selten nur im Kopf.

Vielleicht kennst du das von dir selbst: Du machst ein Brainstorming mit der KI nach Themen für Blogartikel und hältst es in einem Dokument fest. In einer Excel-Liste sammelst du Ideen für Social Media. Und dann gibt es noch unzählige lose Ideen in der Notizen-App deines Handys.

Und wahrscheinlich passt es zum Teil thematisch zusammen. Du könntest locker mehrere Wochen damit füllen. Aber verstreut an fünf Orten findest du den roten Faden nicht.

Viele Sammelorte erzeugen Sucharbeit. Je mehr Orte es gibt, desto öfter stellt sich dein Kopf die Frage: „Wo hatte ich das nochmal notiert?“
Es entsteht eine zweite Form von Mental Load: nicht mehr das Erinnern an die Idee selbst, sondern das Erinnern an den Ort.

Du schreibst eine Idee auf, um den Kopf zu entlasten und belastest ihn später mit dem Wiederauffinden.

Und nicht nur das. Wenn ich früher meine langen Ideensammlungen durchforstet habe, war ich hinterher überfordert statt fertig mit der Planung. Eine lange Liste ohne Filter oder Kategorien ist zu viel Information auf einmal. Es ist, als suchte man die Nadel im Heuhaufen.

Es geht nicht nur darum, eine Idee wiederzufinden. Ich muss sie auch einordnen und mit anderen Ideen zusammenbringen können.

Was passiert, wenn deine Ideen zusammenarbeiten?

Genau hier kommt die Stärke von Notion ins Spiel.

Vielleicht hast du eine Excel- oder Google-Tabelle mit deinen Content-Ideen. Dort gibt es Spalten für Thema, Status, Kanal, Ziel, Format. Natürlich kannst du nach Spalten filtern und sortieren und dir so Übersicht verschaffen.

Was wäre aber, wenn du deine Ideen nicht jedes Mal neu sortieren müsstest?

Wenn dieselbe Idee je nach Situation unterschiedlich sichtbar werden könnte – ohne sie dafür doppelt pflegen zu müssen?

Ideen können an einem Ort gesammelt und trotzdem unterschiedlich betrachtet werden.

Über Eigenschaften lassen sich Ideen später nach Thema, Format, Ziel, Kanal oder Reifegrad sortieren. Ich sehe also nicht eine lange Liste, sondern kann mir genau die Ideen anzeigen lassen, die ich gerade brauche.

Ich kann zum Beispiel nach Content-Ideen zu einem bestimmten Thema suchen – über alle Kanäle hinweg. Oder ich lasse mir nur die Ideen für LinkedIn anzeigen, wenn mir dort etwas fehlt.

Und nicht nur das: Notion kann Ideen mit Aufgaben, Projekten, Wissen und Content verbinden. So muss ich gar nicht von Anfang an wissen, was aus einer Idee wird.

Vielleicht startet eine Idee als Blogartikel und wird zu einem Freebie oder einer Kurssequenz.

In Gelassen erfolgreich arbeite ich deshalb nicht mit isolierten Listen, sondern mit einem System, das Ideen, Aufgaben, Wissen und Projekte miteinander verbindet.

Doch soll ich dir verraten, was der eigentliche Grund ist, warum ich mein System nicht mehr missen möchte?

Ich schreibe meine Ideen nicht einfach nur nieder, wie in einer Notizen-App. Ich kann direkt an Ort und Stelle mit ihnen weiterarbeiten.

Hinter jedem Item meiner Ideenliste verbirgt sich eine eigene Seite. Dort kann ich alle Notizen zu dieser Idee festhalten.

Ich sammle also nicht nur eine Idee für ein Reel. Ich kann direkt den Hook, das Script und später auch die Caption ergänzen.

Content-Ideen, die ich umsetze, landen in einem Kanban-Board. In einer Kalenderansicht sehe ich gleichzeitig meinen ganzen Monat. Und das alles, ohne dieselbe Information doppelt anzulegen.

So wird aus einer reinen Ideen-Sammlung ein Arbeitsort. Und Ideen bleiben nicht mehr liegen. Sie werden endlich umgesetzt.

Was dein Ideen-Ort können muss, damit du ihn wirklich nutzt

Zu Beginn meiner Selbstständigkeit habe ich viele Brainstormings gemacht. Natürlich auch mit KI. Und KI liefert bekanntlich jede Menge Ideen. Oft habe ich die Listen dann als Datei gespeichert und nie wieder reingesehen.

Damit Ideen nicht abgespeichert und vergessen werden, habe ich in meinem Notion-System ein paar einfache Prinzipien eingebaut. Wie diese aussehen, zeig ich dir in diesem Abschnitt.

Schnell erfassen

Ideen kommen, wann immer sie wollen. Also muss es auch jederzeit unkompliziert möglich sein, sie zu notieren.

Dein Ideen-Eingang muss schnell erreichbar sein und zentral abliegen. Am besten mit einem Shortcut, damit du nicht lange suchen musst.

Außerdem sollte er niedrigschwellig sein, damit du nicht erst sortieren musst, bevor du etwas notierst. Eine kurze Beschreibung, eine Kategorie, vielleicht Tags – and that’s it.

Einfach wiederfinden

Damit aus einer großen Sammlung keine neue Überforderung wird, braucht es sinnvolle Filter. Dafür gibt es bei mir Kategorien wie Content, Produkt, Businessaufbau oder Wissensaufbau und Tags, die die Themen eingrenzen.

Anschlussfähig nutzen

Anzeigen lasse ich mir die Ideen dort, wo ich sie brauche. Content-Ideen in meinem Content-Management, Produkt-Ideen in meinem Businessstrategie-Bereich.

Und Ideen, die sich nicht klar zuordnen lassen?

Die bekommen einen Extra-Platz in meiner Monats-Reflexion. Dort schaue ich später noch einmal drauf und entscheide, ob ich sie weiter eingrenze oder aussortiere.

Und wenn ich noch nicht weiß, ob eine Idee für ein Freebie reicht oder doch eher im Blog thematisiert wird? Dann bekommt sie einfach beide Kategorien und ich entscheide später.

Mein System ist also so flexibel, dass unfertige Ideen unfertig bleiben dürfen.

Und dann? Ruhe.

Die Idee ist abgelegt, wiederauffindbar und wird nicht vergessen. Und der Kopf darf loslassen. Das ist streng genommen kein Grundprinzip. Eher eine Prüffrage.

Darf der Kopf loslassen?

Kann ich einen Satz, der mir nach einem Kundengespräch einfällt, einfach eintragen? Funktioniert es auch, wenn ich beim Eintragen der Idee noch nicht weiß, ob es ein Reel, Newsletter oder Blogartikel wird? Habe ich genug Kategorien, um die Ideen abzugrenzen – aber nicht so viele, dass es unübersichtlich wird?

Finde ich die Idee dann wieder, wenn ich sie brauche? Und habe ich das Gefühl, dass nichts untergeht?

Wenn dein System diese Fragen mit Ja beantworten kann, darfst du die offenen Tabs in deinem Kopf schließen.

Dein Kopf kann durchatmen und die frei gewordene Kapazität für aktuelle Aufgaben nutzen.

Du musst nicht mehr alles im Kopf behalten

Bevor aus all den losen Fäden ein passendes Notion-System werden kann, müssen sie sichtbar werden.

Vielleicht willst du jetzt direkt das perfekte System bauen. Verständlich. Schließlich soll es ja endlich übersichtlich werden.

Nur: Der erste Schritt ist nicht Struktur. Der erste Schritt ist Sammlung. Einfach einmal alles aus dem Kopf und an einen Ort.

Genau dafür habe ich den Wimmelbild-Reset entwickelt.

In drei Schritten kannst du dein Gedankenchaos sichtbar machen, sortieren und herausfinden, was jetzt dran ist. Ideen und offene Schleifen bekommen dabei einen festen Platz, ohne dass du dich sofort um alles kümmern musst.

Wenn sich dein Kopf gerade selbst ein bisschen wie ein Wimmelbild anfühlt, hol du dir den Wimmelbild-Reset für 0 €.